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que as reuniões nas empresas
trazem mais problemas
do que soluções,
mas isto pode mudar.
Dizer que a maioria dos funcionários de qualquer empresa, órgão público, etc., detesta reuniões de trabalho é dizer algo que todos já sabemos. A novidade é que novos estudos a esse respeito tem revelado que as reuniões podem ser mais produtivas e até mesmo divertidas.
Nas reuniões que acontecem com maior frequência nos moldes mais comuns, há sempre os atrasados e os que são vistos como oportunistas, bajuladores, chatos, radicais, despreparados, indecisos, puxadores de tapete, os que são sempre contra mudanças, etc. No final, após horas e horas, uma ideia é aprovada em votação, muito mais porque todos já querem ir embora do que por ser de fato uma boa ideia. Em muitas dessas reuniões, outras decisões dicam para depois, o que também representará mais perda de tempo - os funcionários estão em reunião quando deveriam estar trabalhando. Quando recebem e-mail, telefonemas ou veem no quadro de avisos que há uma reunião marcada para tal dia às tais horas, tem sempre vários que inventam outros compromissos pessoais, inadiáveis, aos quais não podem falar - além, é claro, dos que realmente tem tais compromissos.
A revista Superinteressante revela, na edição deste mês, que uma pesquisa recente feita no Brasil demonstrou que 69% entre dois mim executivos brasileiros entrevistados confirmaram que odeiam reuniões. Deve-se salientar que os executivos são exatamente as pessoas que mais deveriam se interessar pelas reuniões. Entre os funcionários dos vários tipos de cargos, obviamente essa porcentagem é muito maior.
Marcos Minoru, professor de administração de empresas da Fundação Escola de Comércio Álvaro Penteado (Fecap), em São Paulo (SP), afirma que, se perguntarmos a qualquer funcionário de uma empresa ou qualquer organização, ele sempre estará mais propenso a dizer que ganha mal e, com reuniões, só perde tempo. Os estudos feitos pela Fecap revelaram que 70% das reuniões não trazem benefícios e que uma empresa com 100 funcionários desperdiça em média R$ 500 mil reais por ano com elas. Como 500 mil divididos por 100 resultam em cinco mil, isto significa que com essas reuniões os patrões gastam R$ 1.000,00 (mil reais) anuais por cada funcionário que seriam mais úteis se fossem utilizados para aumentar o salário dele. Mas como o problema pode ser resolvido?
Como os resultados das próprias reuniões já tem demonstrado, reunir o pessoal para debater o problema seria uma péssima ideia.
Por incrível que pareça, um estudo revelou que as pessoas tomam decisões mais inteligentes quando estão sozinhas. O estudo foi feito por psicólogos da Universidade de Haifa, em Israel. Os pesquisadores elaboraram várias perguntas e problemas e os apresentaram a voluntários. Em metade desses voluntários, cada um respondeu sozinho. Os outros 50% responderam às perguntas e tentaram resolver os problemas em grupos. Os solitários responderam às perguntas melhor que os atuaram em grupos e também apresentaram melhores soluções para os problemas.
O líder e autor da pesquisa, psicólogo Asher Koriat, disse que o pensamento solitário é mais produtivo porque nas reuniões os mais extrovertidos dominam o debate e os mais introvertidos apenas os assiste. Isto é agravado por outra coisa culturalmente comum em reuniões de trabalho mais frequentes no Brasil: a falta de objetividade. É o que se verifica quando o local escolhido para a reunião parece ser considerado mais importante do que o objetivo da reunião. Sempre fomes educados de modo a pensar assim: o local de reunião que estudantes escolhem para realizar um trabalho de escola geralmente é onde o lanche é mais gostoso, onde há um aparelho para ouvir uma música legal, etc. A maioria dos professores passa para seus alunos o tema do trabalho, como o tema pode ser pesquisado, e a data em que o trabalho será apresentado em sala de aula.
Poucos são os que se preocupam em dizer aos seus alunos que o mais importante é o objetivo do trabalho, não o local onde os alunos se encontrarão. A real importância do local de reunião dos estudantes deve resumir-se a duas coisas: que seja o mais próximo possível de suas residências para facilitar a locomoção de casa para o local igualmente para todos, e que seja minimamente confortável (é importante que todos se sintam bem onde estão), mas o mais importante mesmo tem que ser o objetivo do trabalho, e os professores precisam fazer com que os alunos vejam isto. Como este é um problema cultural que se arrasta ao longo de décadas, esse mesmo mal hábito passa a dominar também nas reuniões empresariais, profissionais e até em congressos, seminários, workshops, etc.
Outra coisa: muitos são os executivos que convocam reuniões disfarçadas em eventos para discutir coisas importantes, mas que na verdade não passam de momentos para eles mostrarem seu poder na empresa ou qualquer outro tipo de organização. Existem chefes que gosta muito de destinar um dia da semana para reuniões. Por exemplo: toda quarta-feira é dia de reunião. Só que não é toda semana que ocorrem problemas que necessitem de uma reunião para serem discutidos. Resultado: só porque a quarta-feira é dia de reunião, acontece uma reunião sem objetivos importantes. Aí, o que era para ser uma reunião importante passa a ser, por exemplo, uma simples apresentação de relatórios, os quais deveriam ser importantes a ponto de merecerem uma reunião se fossem relatórios de desempenho fora do comum, que representassem sucesso ou fracasso para a empresa ou para a equipe de trabalho. Portanto, as reuniões semanais passam a ser chatas e tem sempre alguém que arranja atestado médico ou qualquer outro motivo (talvez até verdadeiro) para não ter que participar da reunião. E se não for liberado, participará da reunião com desânimo, com desatenção, porque em pensamento estará apenas querendo que ela acabe.
Uma das maneiras que vem sendo utilizadas para tornar as reuniões mais interessantes para os funcionários é a mesma estratégia utilizada em algumas conferências e palestras com cafés da manhã. É servido um café aos participantes, e um garçom contratado para isto se aproxima de uma das pessoas quando lhe serve o café e lhe pergunta, em tom de voz baixa, perto de um dos ouvidos, o que ela está achando do encontro, se a palestra está interessante, etc. Isto faz as pessoas prestarem mais atenção à reunião.
Existem também maneiras fáceis de lidar com os tradicionais personagens que participam de todas as reuniões: o revoltado, o puxa-saco, o que puxa tapetes, o tímido, o comediante e o que fala demais e sempre acha que conhece tudo da empresa. Os especialistas aconselham o seguinte:
Nas reuniões que acontecem com maior frequência nos moldes mais comuns, há sempre os atrasados e os que são vistos como oportunistas, bajuladores, chatos, radicais, despreparados, indecisos, puxadores de tapete, os que são sempre contra mudanças, etc. No final, após horas e horas, uma ideia é aprovada em votação, muito mais porque todos já querem ir embora do que por ser de fato uma boa ideia. Em muitas dessas reuniões, outras decisões dicam para depois, o que também representará mais perda de tempo - os funcionários estão em reunião quando deveriam estar trabalhando. Quando recebem e-mail, telefonemas ou veem no quadro de avisos que há uma reunião marcada para tal dia às tais horas, tem sempre vários que inventam outros compromissos pessoais, inadiáveis, aos quais não podem falar - além, é claro, dos que realmente tem tais compromissos.
A revista Superinteressante revela, na edição deste mês, que uma pesquisa recente feita no Brasil demonstrou que 69% entre dois mim executivos brasileiros entrevistados confirmaram que odeiam reuniões. Deve-se salientar que os executivos são exatamente as pessoas que mais deveriam se interessar pelas reuniões. Entre os funcionários dos vários tipos de cargos, obviamente essa porcentagem é muito maior.
Marcos Minoru, professor de administração de empresas da Fundação Escola de Comércio Álvaro Penteado (Fecap), em São Paulo (SP), afirma que, se perguntarmos a qualquer funcionário de uma empresa ou qualquer organização, ele sempre estará mais propenso a dizer que ganha mal e, com reuniões, só perde tempo. Os estudos feitos pela Fecap revelaram que 70% das reuniões não trazem benefícios e que uma empresa com 100 funcionários desperdiça em média R$ 500 mil reais por ano com elas. Como 500 mil divididos por 100 resultam em cinco mil, isto significa que com essas reuniões os patrões gastam R$ 1.000,00 (mil reais) anuais por cada funcionário que seriam mais úteis se fossem utilizados para aumentar o salário dele. Mas como o problema pode ser resolvido?
Como os resultados das próprias reuniões já tem demonstrado, reunir o pessoal para debater o problema seria uma péssima ideia.
Por incrível que pareça, um estudo revelou que as pessoas tomam decisões mais inteligentes quando estão sozinhas. O estudo foi feito por psicólogos da Universidade de Haifa, em Israel. Os pesquisadores elaboraram várias perguntas e problemas e os apresentaram a voluntários. Em metade desses voluntários, cada um respondeu sozinho. Os outros 50% responderam às perguntas e tentaram resolver os problemas em grupos. Os solitários responderam às perguntas melhor que os atuaram em grupos e também apresentaram melhores soluções para os problemas.
O líder e autor da pesquisa, psicólogo Asher Koriat, disse que o pensamento solitário é mais produtivo porque nas reuniões os mais extrovertidos dominam o debate e os mais introvertidos apenas os assiste. Isto é agravado por outra coisa culturalmente comum em reuniões de trabalho mais frequentes no Brasil: a falta de objetividade. É o que se verifica quando o local escolhido para a reunião parece ser considerado mais importante do que o objetivo da reunião. Sempre fomes educados de modo a pensar assim: o local de reunião que estudantes escolhem para realizar um trabalho de escola geralmente é onde o lanche é mais gostoso, onde há um aparelho para ouvir uma música legal, etc. A maioria dos professores passa para seus alunos o tema do trabalho, como o tema pode ser pesquisado, e a data em que o trabalho será apresentado em sala de aula.
Poucos são os que se preocupam em dizer aos seus alunos que o mais importante é o objetivo do trabalho, não o local onde os alunos se encontrarão. A real importância do local de reunião dos estudantes deve resumir-se a duas coisas: que seja o mais próximo possível de suas residências para facilitar a locomoção de casa para o local igualmente para todos, e que seja minimamente confortável (é importante que todos se sintam bem onde estão), mas o mais importante mesmo tem que ser o objetivo do trabalho, e os professores precisam fazer com que os alunos vejam isto. Como este é um problema cultural que se arrasta ao longo de décadas, esse mesmo mal hábito passa a dominar também nas reuniões empresariais, profissionais e até em congressos, seminários, workshops, etc.
Outra coisa: muitos são os executivos que convocam reuniões disfarçadas em eventos para discutir coisas importantes, mas que na verdade não passam de momentos para eles mostrarem seu poder na empresa ou qualquer outro tipo de organização. Existem chefes que gosta muito de destinar um dia da semana para reuniões. Por exemplo: toda quarta-feira é dia de reunião. Só que não é toda semana que ocorrem problemas que necessitem de uma reunião para serem discutidos. Resultado: só porque a quarta-feira é dia de reunião, acontece uma reunião sem objetivos importantes. Aí, o que era para ser uma reunião importante passa a ser, por exemplo, uma simples apresentação de relatórios, os quais deveriam ser importantes a ponto de merecerem uma reunião se fossem relatórios de desempenho fora do comum, que representassem sucesso ou fracasso para a empresa ou para a equipe de trabalho. Portanto, as reuniões semanais passam a ser chatas e tem sempre alguém que arranja atestado médico ou qualquer outro motivo (talvez até verdadeiro) para não ter que participar da reunião. E se não for liberado, participará da reunião com desânimo, com desatenção, porque em pensamento estará apenas querendo que ela acabe.
Uma das maneiras que vem sendo utilizadas para tornar as reuniões mais interessantes para os funcionários é a mesma estratégia utilizada em algumas conferências e palestras com cafés da manhã. É servido um café aos participantes, e um garçom contratado para isto se aproxima de uma das pessoas quando lhe serve o café e lhe pergunta, em tom de voz baixa, perto de um dos ouvidos, o que ela está achando do encontro, se a palestra está interessante, etc. Isto faz as pessoas prestarem mais atenção à reunião.
Existem também maneiras fáceis de lidar com os tradicionais personagens que participam de todas as reuniões: o revoltado, o puxa-saco, o que puxa tapetes, o tímido, o comediante e o que fala demais e sempre acha que conhece tudo da empresa. Os especialistas aconselham o seguinte:
- O revoltado é aquele que está sempre insatisfeito com a empresa e faz tudo para conseguir "companheiros de luta" durante a reunião. O que todos os demais participantes devem fazer é simplesmente ignorá-lo. Se alguém "der corda", ele tumultua a reunião e começa a falar até contra quem o apoia.
- O bajulador não tem ideia própria e geralmente só fala algo depois que o chefe fala, e só para elogiar o chefe. O que fazer? Elogie você também as ideias do seu chefe e estimule o bajulador a desenvolvê-la. Como ele não será capaz disto, a partir daí parará de ser tão chato.
- Em vez de propor coisas novas, o puxador de tapetes está sempre se colocando contra as ideias apresentadas pelos colegas. Para evitar que ele consiga o que está querendo, apresente argumentos objetivos. Mostre-lhe que toda pessoa que faz propostas precisa argumentá-las. Ou então mude de assunto.
- O tímido costuma ter boas sugestões, mas fala pouco ou nem fala porque, quando se torna centro de atenções, fica envergonhado. Neste caso, tanto o chefe como os demais colegas devem ajudá-lo a desenvolver a própria ideia. Se o tímido for você, para vencer sua própria timidez basta lembrar que é só uma reunião, eque você está usando o seu direito de fazer sugestões.
- Enquanto você fala, o comediante interrompe você com piadinhas. O humor é algo que deve ser sempre muito bem vindo, mas é extremamente desagradável ouvirmos piadas em momentos que não são para isto. Se você pedir para ele ficar calado, será você que ficará com fama de mal humorado. O jeito é simplesmente continuar falando como se não tivesse sido interrompido.
- O que fala demais age como se conhecesse tudo da empresa. Fala sobre o que sabe e o que não sabe e tenta. Faz todo o possível para monopolizar as discussões. Não "bata de frente" com ele, isto o fará falar mais ainda. Mude de conversa dirigindo-se aos demais participantes.
Fonte: experiência própria. Já participei de tantos tipos de reuniões que posso dizer que conheço muitos desses personagens.
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